Stressant, chronophage, trop formel… Le mail de bureau va-t-il disparaître ?

Il arrive à flux tendu, vous déconcentre et ruine la concentration. L’email est devenu pour certains la bête noire de la vie de bureau. Lui préférant les messageries instantanées, la génération Z s’en détourne. À 50 ans tout rond, le mail serait-il déjà bon pour la poubelle ?

«Je reçois plus d’une centaine de mails par jour, c’est l’enfer, je ne m’en sors pas. Cela me prend un temps fou de les trier et d’y répondre, cela s’empile, je perds le fil de ce que j’étais en train de faire», raconte Olivier, 47 ans, cadre dans le luxe. Pour lui, impossible de laisser une notification «message non lu» dans sa boîte de réception, au risque de passer pour un tire-au-flanc : «on dirait que tout est urgent, tout le temps, il n’y a pas de hiérarchie de l’information, c’est épuisant.» Et que dire de sa «n+1», qui lui envoie des mails horodatés «01h03» ? Olivier : «je sais très bien que c’est faux et qu’elle a programmé son message pour faire croire qu’elle bosse en pleine nuit !»

Des études récentes montrent que les cadres peuvent passer entre trois et cinq heures par jour à gérer leurs mails. Et comme Olivier, ils sont nombreux à subir ce que l’on nomme parfois la «tyrannie de la boîte de réception» (que celui qui ne ressent pas le désir de répondre à l’instant même où apparaît la notification sur son smartphone nous jette la première pierre). Une étude américaine de 2017 montre ainsi que le nombre de mails non lus dans nos boîtes serait en moyenne de 199 !

Une révolution vieillissante

Qu’il semble loin le temps où, comme dans Vous avez un [email protected], la comédie romantique avec Meg Ryan et Tom Hanks, on se réjouissait d’avoir un «petit mail» à lire dans sa boîte de réception… C’était en 1998, l’année même où le mot «spam» est entré dans l’Oxford English Dictionary. Inventé en 1971, le mail était pourtant une vraie révolution de bureau. Fini, le bourrage papier dans le fax, les coups de fil intempestifs ou les intrusions en pleine pause déj. Pratique, rapide, quasi immédiat, avec le «courrier électronique», le monde entrait dans un mode de communication dit «sans friction» – à condition, bien sûr, de savoir utiliser les subtilités de la boîte mail type «réponse en copie cachée», ou «marquer comme non lu». C’était l’ère de la communication dite «asynchrone», soit en différé. Chaque jour, 22,7 millions de Français se connectent à au moins un compte mail, d’après des chiffres de Médiamétrie de janvier 2019. Il reste le moyen de communication préféré dans la sphère pro, et les volumes sont énormes : une étude prévoit qu’en 2022, il sera envoyé 347 milliards de mails dans le monde, sans compter les spams !

L’ennemi de la concentration

Pourtant, certains prédisent la fin de ce bon vieux mail, jugé chronophage, antiproductif et même ringard. C’est le cas de Cal Newport. Dans son livre A World Without Email (Un monde sans e-mail, non traduit), publié au printemps, le chercheur américain, professeur agrégé d’informatique, raconte comment ce qui était une vraie révolution digitale a muté en générateur de frustration et de fatigue professionnelle. Il dénonce la surcharge informationnelle et communicationnelle liée au mail. Forcément, le télétravail n’a pas arrangé le phénomène.

Depuis la pandémie, le concept «atawad» (jargon de bureau qui signifie any time, any where, any device, ou la possibilité de se connecter n’importe quand, n’importe où et via n’importe quel support) est devenu le nouveau mantra des managers modernes. Et le droit à la déconnexion a été grignoté… Pour Tarik Chakor, maître de conférences en sciences de gestion à l’université Aix-Marseille, «avec le télétravail, parfois subi, le mail est devenu pour les managers un des leviers de contrôle des collaborateurs, le contrôle physique n’étant plus possible. Le contrôle numérique s’est imposé, avec des outils type “temps de connexion”, “temps de réponse à un message”, etc.». Bref, avec le mail, bonjour le burn-out.

Place au “multicanal”

Hier roi de la vie de bureau, le courrier électronique est aujourd’hui menacé par les nouveaux modes de communication dits «en hub». Dans de nombreuses sociétés, les salariés sont ainsi passés au «multicanal» : en gros, les messages leur arrivent via des tas de circuits différents, que ce soit des messageries pros comme Teams, des plateformes collaboratives type Slack, des applis persos comme WhatsApp, Telegram, et même des services de messagerie instantanée des réseaux sociaux (Twitter ou Instagram en tête). Résultat, les flux d’information se superposent. D’après un sondage Odoxa de janvier dernier, 39 % des personnes estiment pourtant que les réseaux sociaux et les messageries leur permettent d’être plus efficaces au travail.

Si jongler entre les différents canaux de communication peut être ardu pour les seniors, les «Gen Z», nés un smartphone à la main (après 1995), maîtrisent les codes d’une communication en millefeuille. Shirley Almosni Chiche, 35 ans, recruteuse free-lance dans la tech, fait partie de ces digital natives pour qui le mail n’est pas une seconde nature : «Le mail garde un usage hypercorporate. Quand on pense mail, on pense “traçabilité”, “problèmes juridiques”, “règles hiérarchiques”, il y a une forme de lourdeur. Dans le monde de la start-up, la hiérarchie se veut plus plate, on est tous mis au même niveau dans la communication, du coup, il y a plus de transparence.» Comme beaucoup de ses contacts pros, Shirley utilise notamment Slack, sur lequel la communication se fait «en mode forum». Elle précise : «Il y a des canaux de discussion dédiés à des sujets spécifiques, c’est plus instantané et rapide. C’est très adapté à ceux qui sont en full remote (100 % télétravail, NDLR), car même s’ils travaillent parfois sur des fuseaux horaires différents, il y a une plateforme unique de référence pour tous les collaborateurs.»

Et si les digital natives et leurs nouveaux usages avaient enfin la peau du mail ? Pour Tarik Chakor, il a encore de beaux jours devant lui, car «le mail garde une dimension stratégique et officielle que n’ont pas les messageries instantanées, qui se limitent à l’opérationnel et au court terme. Dès qu’il faut formaliser, on passe par le mail». En 2011, déjà, Thierry Breton, alors PDG d’Atos (leader européen du Cloud), prédisait la disparition totale du mail dans son entreprise d’ici à trois ans… C’est raté ! Attention, depuis que vous avez commencé cet article vous avez 27 messages «non lus»…

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